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Según el trabajo que se realice en la oficina, se debería elegir un tipo de impresora u otro entre los existentes, siempre priorizando las tareas que este dispositivo deberá realizar. Veamos cuales son los diferentes tipos de impresoras para oficinas que podemos considerar.
Impresoras láser
Las impresoras láser suelen verse con frecuencia en oficinas por su rapidez y precisión. Trabajan mediante un rayo láser que forma una imagen electrostática en un tambor. Este tambor atrae el tóner (polvo muy fino) y lo transfiere al papel, fijándolo con calor. Este proceso permite alcanzar una velocidad de impresión alta y un acabado nítido, sobre todo en textos.
Una ventaja importante es el costo por página menor a largo plazo, pues el tóner rinde más que los cartuchos de tinta tradicionales. Además, la calidad en documentos de texto suele ser sobresaliente, lo cual las hace muy adecuadas para oficinas que imprimen grandes volúmenes. En contraparte, su valor inicial puede ser más elevado, y si se emplean para imprimir en color, los tóners de cian, magenta y amarillo elevan los gastos si el volumen de impresión es extenso.
Marca destacada
Ricoh: Conocida por sus dispositivos láser y equipos multifunción. Se caracteriza por ofrecer fiabilidad y buen desempeño en entornos de trabajo. Un ejemplo representativo es su línea “Ricoh – Monocromaticas”, que integra tecnología pensada para altas cargas de impresión y un manejo fluido de papeles de diversos gramajes. Sus modelos dirigidos a oficinas brindan opciones para color y monocromía, adaptándose a la escala de cada proyecto.
Impresoras de inyección de tinta
Las de inyección de tinta, por su parte, se basan en la expulsión de diminutas gotas de tinta líquida hacia el papel. Cada gota se posiciona de forma muy precisa para formar imágenes y textos. Son preferidas en entornos que requieren impresiones a color con buena definición, especialmente para gráficos o fotografías.
Un punto favorable es la calidad en imágenes, ya que muchos modelos alcanzan resultados muy detallados. Además, se ofrecen cartuchos separados para cada color, lo que puede ayudar a reemplazar únicamente el que se agota y, de ese modo, optimizar el gasto. No obstante, cuando se requiere un gran volumen de copias, el costo por página suele incrementarse, y la velocidad de impresión tiende a ser menor que en el caso de las láser.
Marca destacada
HP: Una de las marcas más conocidas a nivel global, con una gama amplia que abarca impresoras de inyección de tinta, láser y de tanque de tinta. Suele lanzar versiones que atienden a diversos rangos de uso: desde pequeños grupos de trabajo hasta corporaciones de gran tamaño. Entre sus líneas están las OfficeJet (de inyección), LaserJet (láser) y DeskJet (para necesidades menos exigentes). Se caracteriza por la versatilidad de opciones y la disponibilidad de consumibles en numerosos puntos de venta.
Impresoras multifunción
Estas máquinas pueden copiar, escanear y hasta enviar faxes en un mismo equipo. La integración de servicios es conveniente, pues ahorra espacio y a menudo reduce costos de compra frente a adquirir cada dispositivo por separado.
Las multifunción suelen basarse en tecnología láser o inyección de tinta, de modo que sus cualidades se asemejan a las ya mencionadas. Entre sus puntos destacables se incluye la comodidad de tener todo en un aparato único y el beneficio de centralizar el mantenimiento. No obstante, el precio puede aumentar con respecto a una impresora básica, y si alguna función experimenta fallas, es posible que todo el equipo quede fuera de servicio mientras se repara.
Marca destacada
Brother: Esta empresa ha consolidado su lugar en el ámbito de las impresoras láser, sobre todo en el campo de la monocromía. Algunos de sus modelos multifunción, como la línea MFC, ofrecen soluciones de copiado y escaneo que resultan apropiadas en tareas administrativas. Es común que destaquen por la rapidez de impresión y la sencillez en el reemplazo de tóners. Además, muchos de sus equipos están orientados a espacios de trabajo que buscan eficacia en documentos cotidianos.
Impresoras comunes (a color) vs. monocromáticas
Las “comunes” para la oficina suelen ser las impresoras que ofrecen la posibilidad de imprimir en color, ya sea que se basen en láser o inyección de tinta. Emplean varios cartuchos o tóners (cian, magenta, amarillo y negro), permitiendo producir documentos con gráficos o fotografías. Son convenientes para quienes necesitan mostrar presentaciones con elementos visuales llamativos o para rubros creativos que requieran mostrar catálogos, diseños o ilustraciones.
Por su parte, las monocromáticas solo utilizan tinta o tóner negro. Son muy apreciadas en compañías que manejan grandes volúmenes de documentos de texto, pues la velocidad y el costo por página suelen ser menores. Además, el enfoque en un solo color hace más simple el mantenimiento y la reposición de consumibles. La limitante principal es la falta de color, lo cual puede resultar en un contratiempo para quienes precisan material impreso con detalles gráficos o fotografías.
En términos generales, la elección depende de las necesidades específicas de cada oficina. Un departamento legal, por ejemplo, tal vez requiera únicamente impresiones de texto en negro, mientras que un equipo de mercadotecnia o diseño podría requerir presentaciones con imágenes de alta calidad a color.
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